24.03.2022

Tietosuojakäytäntö ja rekisteri

Miksi keräämme tietojasi ja henkilötietojen käyttöperuste

Memoriale Oy:n asiakkaiden henkilötietoja käytetään käyttäjien tunnistautumiseen ja käyttöoikeuksien hallintaan, rekisteröityneiden käyttäjien asiakassuhteen ylläpitoon sekä kehittämiseen. Käsittelemme asiakkaan tietoja asiakkaan antaman suostumuksen perusteella. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumus omien tietojen käsittelyyn. Käytämme asiakkaan tietoja suoramarkkinointiin vain asiakkaan suostumuksella.

Asiakkaan antamia henkilötietoja voidaan käyttää myös Memoriale palvelujen väärinkäytösten estämiseen tai väärinkäyttötilanteiden selvittämiseen.

Vainajan tietojen käyttöperuste on vainajan kunnioittava muisteleminen verkossa.

Rekisteröidyn käyttäjän oikeudet

Rekisteröityneellä käyttäjällä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja Memorialen henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröitynyt käyttäjä voi tarkistaa ”Omat tiedot” sivulta mitä tietoja hänestä on tallennettu Memoriale-palveluun sekä siihen liitettyihin tietojärjestelmiin. Rekisteröityneellä käyttäjällä on oikeus saada tarvittaessa kirjallinen selvitys hänestä tallennetuista tiedoista sähköisessä muodossa.

Kirjallinen tarkistuspyyntö tulee lähettää sähköpostiosoitteeseen tuki@memoriale.fi. Tarkistuspyyntö tulee lähettää samasta sähköpostiosoitteesta, joka on merkitty käyttäjän kirjautumistietoihin. Tarkistusoikeus on maksuton kerran vuodessa toteutettuna, jonka jälkeen veloitamme asiakkaalta tarkastusmaksun. Tarkastusmaksu on 40 euroa. Memoriale pidättää oikeudet muuttaa tarkastusmaksun summaa.

Mitä tietoa keräämme?

Pyydämme palvelutyypistä riippuen asiakkaalta tiettyjä henkilötietoja. Alla olevassa taulukossa on eritelty mitä henkilötietoja keräämme eri asiakasryhmiltä.

Käyttäjä voi omalla päätöksellään jakaa Memoriale-palvelussa erityissuojattavia tietoja. Erityissuojattavia tietoja ovat esimerkiksi uskonnolliseen vakaumukseen ja terveydentilaan liittyvät tiedot.

Mistä kerätyt tiedot muodostuvat?

Keräämme tietoja käyttäjältä itseltään. Suurin osa henkilötiedoista kerätään asiakassuhteen alussa, mutta myös asiakassuhteen aikana kerätään tietoja mm. palvelun käytöstä syntyneitä tietoja.

Miten säilytämme tietojasi?

Olemme sitoutuneet turvaamaan henkilötietojesi turvallisen käsittelyn. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Kaikkia Memoriale Oy:n työntekijöitä koskee salassapitovelvollisuus. Memoriale-muisteluympäristön suojaamisessa käytetään nykyisiä standardeja huomattavasti tiukempia suojauskeinoja. Näin siitä syystä, että haluamme varmistaa tietoturvan pitkälle tulevaisuuteen. On myös tärkeää, että palvelun käyttäjänä huolehdit omien laitteittesi tietoturvasta. Käytäthän laitteittesi suojaamiseen sekä Memoriale-muisteluympäristöön kirjautumisessa vahvoja salasanoja tai muita moderneja sekä turvallisia menetelmiä.

Suomen Memorialeen rekisteröityjä tietoja säilytetään ja käsitellään ainoastaan Euroopan Unionin alueella sijaitsevilla palvelimilla. Tämä koskee myös sitä tilannetta, jos EU:n alueella rekisteröitynyt henkilö käyttää EU:n alueen ulkopuolisien maiden Memoriale palveluja, joita ylläpidetään EU:n ulkopuolella sijaitsevilla palvelimilla.

Kenelle asiakkaan henkilötietoja luovutetaan?

Asiakkaan suostumuksen perusteella rekisteröityneen käyttäjän etu- ja sukunimi sekä nimimerkkitiedot jaetaan Memoriale-muistosivua ylläpitävän käyttäjän tietoon. Muistosivustoon rekisteröityneet käyttäjät voivat jakaa henkilökohtaisia asioita, jonka vuoksi on välttämätöntä, että muistosivuston ylläpitäjä saa tietoonsa jokaisen muistosivulle kutsutun käyttäjän etu- ja sukunimen.

Asiakkaan henkilötietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille rikosepäilyyn liittyvän tutkinnan yhteydessä.

Miten kauan säilytämme tietojasi?

Tietojasi säilytetään niin kauan kuin se on asiakassuhteen ylläpidon kannalta välttämätöntä, tai niin kauan kuin olet antanut henkilötietojesi säilyttämiseen suostumuksen. Henkilötietojen säilytysaika vaihtelee palvelukohtaisesti ja riippuu tietojen luonteesta.

Lainsäädäntö velvoittaa Memoriale Oy:tä säilyttämään tiettyjä tietoja, kuten maksutapahtumia ja laskutukseen liittyviä tietoja, kuuden vuoden ajan tapahtumaan liittyvän tilikauden eli kalenterivuoden päättymisestä.

Memorialen evästekäytännöt

Mitä ovat evästeet?

Evästeiden avulla tallennetaan tietoja verkkoselaimiin palvelun laadun ja toimivuuden takaamiseksi. Evästeet tallentavat ja vastaanottavat tunnisteita tietokoneista, puhelimista ja muista laitteista.

Miksi käytämme evästeitä?

Evästeiden avulla seuraamme käyttäjän käyttäytymistä Memoriale-sivulla, jotta voisimme tarjota asiakkaillemme parhaimman mahdollisen käyttökokemuksen palvelussamme. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston normaalin toiminnan kannalta. Huomioithan, että estäessäsi evästeiden käytön, se voi vaikuttaa sivuston normaaliin toimintaan ja jopa estää sivuston käytön.

Mikäli asiakas on ilmoittanut suostumuksen mainosten vastaanottamiseen, niin käytämme evästeitä tarjotaksemme asiakkaillemme heidän tarpeisiinsa kohdennettua mainontaa. Asiakkaalla on oikeus kieltää evästeiden käyttö ja tietojensa käyttäminen Memorialen suoramarkkinointiin. Keräämme evästeiden avulla myös tietoja Memorialen palveluiden suorituskyvystä ja käyttöasteesta.

Tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin

Asiakkaan suostumuksella voimme käsitellä henkilötietoja, Memorialen palveluiden suoramarkkinointia ja tähän liittyvään asiakkaiden profilointia varten. Tämän tarkoituksen on pyrkiä tarjoamaan asiakkaillemme ajankohtaisia tarjouksia palveluistamme. Emme luovuta asiakkaiden henkilötietoja muiden osapuolien suoramarkkinointia varten. Asiakkaalla on oikeus perua suostumus Memoriale-palveluiden suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin. Suostumusten hallinta löytyy kirjautuneen käyttäjän ”Omat tiedot” sivulta.

Henkilötietojen luovuttaminen muille osapuolille

Emme luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen siirtäminen Suomen ja Euroopan talousalueen (ETAN) ulkopuolelle

Rekisteröityneen käyttäjän etu- ja sukunimi sekä käyttäjän itse määrittämä nimimerkki jaetaan asiakkaan suostumukseen perustuen muille Memorialen rekisteröityneille muistosivun ylläpitäjille, jotka käyttävät palvelua Suomen ja myös ETA-alueen ulkopuolella.

Edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi muita henkilötietoja ei siirretä Suomen ulkopuolelle.

Henkilön itselleen luomaan muistosivustoon rekisteröidyn käyttäjän tietoja voidaan hänen kuolemansa jälkeen käyttää muistosivun tarkoituksenmukaiseen ylläpitoon. Tällöin vainajan henkilötiedoista vastaavat vainajan valitsemat/valitsema muistosivuston ylläpitäjät/ylläpitäjä.

Vainajan tietoja voidaan siirtää muistosivuston tarkoituksenmukaista käyttöä varten myös EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle esimerkiksi tilanteissa, jossa muistosivuston ylläpitäjä tai vierailija on Euroopan talousalueen ulkopuolelta. Henkilötietojen siirtämisessä Suomen ja ETA-alueen ulkopuolelle käytetään henkilötietojen siirtoon soveltuvia vahvoja suojamekanismeja.

Yhteystiedot

Memoriale on nimennyt tietosuojavastaavan, joka vastaa henkilötietoihin liittyvissä asioissa. Otathan yhteyttä tuki@memoriale.fi, jos sinulle syntyy kysyttävää henkilötietoihin tai niiden käyttöön liittyvissä asioissa.

Klarnan tietosuojakäytäntö

Jotta voimme tarjota sinulle Klarnan maksutapoja, saatamme kaupan ostotapahtuman yhteydessä välittää henkilötietojasi yhteys- ja tilaustietojen muodossa Klarnalle, jotta Klarna voi arvioida, oletko oikeutettu heidän maksutapoihinsa ja räätälöidä nämä maksutavat sinulle. Siirrettyjä henkilötietojasi käsitellään Klarnan oman tietosuojailmoituksen mukaisesti.